Informasi digunakan oleh para manajer untuk melaksanakan tugas-tugasnya, sehingga pengelolaan informasi telah ada sejak lama.

Perhatian khusus pada pengelolaan informasi diperlukan karena adanya dua pengaruh yaitu :

  • Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat
  • Kemampuan komputer yang semakin meningkat

Output berupa informasi digunakan oleh manajer, non manajer serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan, bahkan di luar perusahaan.

Aplikasi komputer pertama sebagai suatu sistem informasi disebut sebagai sistem informasi Manajemen (Management Information system/MIS).>/p?

Selanjutnya secara berturut-turut adalah diikuti oleh:

  • Sistem pendukung keputusan (Decision Support Systems/DSS),
  • Otomatisasi perkantoran (Office Automation/OA) dan
  • Sistem pakar (Expert System/ES).

Aplikasi tersebut membentuk sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System/CBIS)

PENGELOLAAN INFORMASI

Tugas para manajer adalah mengelola sumber daya yang ada dengan cara yang paling efektif.

Jenis-jenis sumber daya bagi manajer adalah :

  1. Sumber daya fisik (manusia, material, uang)
  2. Sumber daya konseptual yaitu berupa informasi (termasuk data)
  3. Sumber daya konseptual digunakan oleh manajer untuk mengelola sumber daya fisik.

Manajemen sumber daya fisik dapat dilakukan dengan cara :

  • Menyusun
  • Memaksimalkan penggunaan
  • Mengganti sumber daya pada saat kritis

Aktifitas dalam pengelolaan informasi meliputi :

  1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan telah terkumpul
  2. Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna
  3. Memastikan bahwa informasi diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif.
  4. Membuang informasi usang dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

PENTINGNYA PENGELOLAAN INFORMASI

Para manajer menaruh perhatian yang semakin besar pada pengelolaan informasi karena ada dua alasan utama yaitu :

  • Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat
  • Kemampuan komputer yang semakin baik, ukuran komputer semakin kecil, namun kecepatannya semakin tinggi.

PEMAKAI INFORMASI

Pemakai informasi secara umum meliputi :

  1. Manajer
  2. Non Manajer
  3. Orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan
  4. Orang dan organisasi di luar lingkungan perusahaan.

Manajer berada di setiap tingkatan manajemen dan dalam berbagai area fungsional dalam perusahaan.

Tingkatan manajemen meliputi :

  1. Tingkat Perencanaan strategis
  2. Tingkat pengendalian manajemen
  3. Tingkat pengendalian operasional
  • Tingkat perencanaan strategis

Adalah keputusan manajer pada tingkatan ini mempunyai pengaruh dalam jangka panjang pada tahun-tahun mendatang, meliputi para manajer yang menduduki tingkat tertinggi dalam hirarki organisasi, anatar laian direktur dan para wakil direktur.

  • Tingkat pengendalian manajemen

Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia, antara lain manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi.

  • Tingkat pengendalian operasional

Yaitu bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer di tingkat yang lebih tinggi yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan antara lain kepala departemen , penyelia (supervisor) dan pemimpin proyek.

Tingkatan manajer pemakai infomasi mempengaruhi sistem informasi dalam hal sumber informasi (eksternal/internal) dan cara penyajian informasi (ringkas/rinci).

Para manajer juga berada dalam area fungsional perusahaan yang meliputi :

  1. Manufaktur
  2. Pemasaran
  3. Keuangan
  4. Sumber daya manusia
  5. Jasa dan infornmasi

Perbedaan tingkat manajemen berpengaruh pada perbedaan penekanan fungsi manajemen. Perbedaan tingkat manajemen dan area fungsional dapat dibedakan dengan jelas, namun semua manajer akan melaksanakan fungsi dan memainkan peran yang sama.

Fungsi-fungsi manajemen yang utama meliputi :

  1. Perencanaan
  2. Pengendalian (meliputi pengorganisasian penggerakan dan koordinasi)
  3. Pengambilan keputusan

Peran manajemen meliputi :

  • Aktivitas inter-personal :
  1. Figurehead : manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial
  2. Leader : manajer memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan.
  3. Liaison : manajer menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit manajer tersebut, rekan kerja dan lainnya di lingkungannya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
  • Aktivitas informasional meliputi :
  1. Monitor
  2. Diseminator
  3. Spokesperson
  • Peran keputusan ,meliputi:
  1. Enterpreuner
  2. Distrubance handler
  3. Resources allocator
  4. Negotiator

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu :

  1. Keahlian komunikasi, keahlian menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis.
  2. Keahlian pemecahan masalah (problem solving) merupakan semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalahan.

Manajer harus memiliki pengetahuan manajemen yaitu :

  • Mengerti komputer (computer literacy)

yaitu pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di masa kini, mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer.

  • Mengerti informasi (information literacy)

yaitu meliputi pengertian mengenai bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh dan bagaimana membagikan informasi kepada pihak lain.

MANAJER DAN SISTEM

Seorang manajer perlu sistem, yaitu suatu pandangan yang melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas.

Pandangan sistem merupakan suatu cara pandang yang abstrak, tetapi bernilai potensial bagi manajer yaitu :

  1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
  2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujaun yang baik.
  3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
  4. Mengakui keterkaitan organisasi dan lingkungannya
  5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

EVOLUSI CBIS

  1. Fokus awal pada data (punch card)
  2. Fokus baru pada informasi (konsep SIM)
  3. Fokus revisi pada sistem pendukung keputusan (Decision Support System/DSS)
  4. Fokus sekarang pada komunikasi (Office Automation)/OA)
  5. Fokus potensial pada konsultasi (Expert system/ES) yang menerapkan kecerdasan buatan (Artificial Intelegent/AI)

ORGANISASI PENGELOLA INFORMASI

Spesialisasi informasi adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang bertanggung jawab penuh untuk mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer /CBIS.

Spesialisasi informasi digolongkan menjadi lima macam yaitu :

  1. Analis sistem, adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
  2. Pengelola Basis Data (Data Base Administrator/DBA), bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.
  3. Spesialis jaringan , adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan telekomunikasi. Spesialisasi jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.
  4. Pemrogram (programmer), bekerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menajdi keluaran berupa informasi bagi para pemakai.
  5. Operator, mengoperasikan peralatan komputer berskala besar, memantau layar komputer, mengganti kertas di printer dll.

END USER COMPUTING/EUC

EUC diartikan sebagai pengembangan seluruh atau sebagian CBIS oleh para pemakai. EUC berkembang karena adanya kecenderungan yang semakin besar minat para pemakai untuk mengembangkan sendiri aplikasi komputernya.

EUC berkembang akibat empat pengaruh, yaitu :

  • Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
  • Antrian pekerjaan pada unit jasa dan informasi, sehinga kebutuhan informasi tidak segera terpenuhi
  • Perangkat keras komputer yang murah
  • Tersedianya perangkat lunak jadi.
About these ads