EVALUASI SIM
Adalah mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi di masa mendatang.
Evaluasi SIM dapat dilakukan oleh salah satu dari :
- Tim Audit khusus, yang dikumpulkan untuk maksud tersebut yang diambil diantara para eksekutif organisasi yang bersangkutan.
- Tim audit intern, yang mengerjakan unit operasional.
- Organisasi konsultasi di luar organisasi.
Evaluasi dapat dilakukan pada serangkaian tingkat yang berbeda yaitu:
- Evaluasi sistem informasi secara menyeluruh
- Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak
- Evaluasi aplikasi
- Menilai kemampuan teknis SIM
- Menilai pelaksanaan operasional SIM
- Menilai pendayagunaan SIM
- Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak yang masih berlaku
- Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak baru atau pengganti
- Evaluasi aplikasi SIM
- Penghitungan manfaat secara kuantitatif dari aplikasi SIM
- Analisis biaya manfaat dari alternatif desain SIM
- Apakah ada sumber daya baru yang diperlukan
- Apakah ada sumber daya perangkat keras/perangkat lunak baru yang harus diganti
- Apakah pengaturan kembali akan memperbaiki daya guna
- Apakah tambahan sumber daya akan memperbaiki ketepatgunaan sistem
Contoh tindakan yang merupakan hasil evaluasi ini adalah :
- Penambahan sumber daya baru
- Penggantian saluran data berkecepatan rendah menjadi berkecepatan tinggi
- Penambahan kapasitas memori utama
- Peniadaan suatu saluran data yang tidak terpakai
- Penambahan pada unit memori
- Perubahan dalam organisasi memori
- Perubahan dalam perangkat lunak manajemen data
- Perubahan “spooling” perangkat lunak
- Monitor perangkat keras : merupakan peralatan monitor yang dipasang pada perangkat keras untuk mengukur kehadiran atau ketiadaan denyutan listrik.
- Monitor perangkat lunak : merupakan suatu program komputer untuk mengukur hasil kerja tiap program aplikasi dalam lingkungan pengoperasian sistem.
- Sistem log dan observasi : adalah suatu sistem yang dapat mengindikasi adanya ketidakefisienan operator, atau kegagalan mesin. Sistem log merupakan suatu sistem yang dapat dipakai untuk mengembangkan suatu penjadwalan kerja yang efisien.
- Analisis penjadwalan : Diperlukan terutama untuk penjadwalan kerja secara efisien berdasarkan sumber daya yang diperlukan untuk setiap pekerjaan, kendala waktu, permintaan masukan/ keluaran dan adanya suatu prioritas terhadap pekerjaan tertentu.
2. Evaluasi perangkat keras/perangkat lunak baru atau pengganti
Pendekatan yang umum dapat dilakukan pada evaluasi ini terdiri atas langkah-langkah seperti :
- Studi kelayakan
Merupakan suatu studi yang dilaksanakan untuk penyelidikan sistem yang ada, menilai kebutuhan sistem perangkat keras/lunak baru atau pengganti, menilai biaya efektivitas sistem yang diusulkan dan menilai dampak sistem yang diusulkan pada organisasi.
- Penyiapan spesifikasi dan penawaran
Merupakan suatu daftar kebutuhan yang secara spesifik merumuskan apa yang harus dikerjakan oleh sistem perangkat keras/lunak. Sedangkan penawaran adalah diperlukan karena lazimnya beberapa pensuplai akan menyampaikan penawaran-penawaran yang perlu dipertimbangkan secara kuantitatif, kualitatif dan subyektif.
3. Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi
Suatu aplikasi sistem informasi dapat dievaluasi menurut beberapa ukuran, yaitu :
- Kelayakan teknis (Technical Feasilibility)
- Kelayakan operasional (Operational Feasibility)
- Kelayakan ekonomis (Economic Feasibility)
- Kelayakan hukum (Law Feasibility)
- Kelayakan jadwal (Schedule Feasibility)
- Ekonomis
- Non Ekonomis
Manfaat Ekonomis adalah manfaat yang menyebabkan perbaikan dalam penghasilan atau memperkecil biaya.
Manfaat non ekonomis adalah berhubungan dengan mutu hidup manusia. Manfaat non ekonomis cenderung lebih sulit untuk diukur karena sangat sulit untuk memperkirakan seberapa besar angka manfaat yang berhasil diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi.
Dua pendekatan metoda yang dapat membantu penghitungan ini yaitu :
- Metoda perkiraan langsung atas nilai aplikasi oleh pihak-pihak yang paham tentang SIM
- Metoda biaya kurang/lebih dari angka tertentu yang ditetapkan sebelumnya.
Dalam kenyataannya, metoda biaya kurang dari/lebih dari angka tertentu yang ditetapkan mampu memberikan hasil yang lebih baik daripada metoda pertama. Hal ini dikarenakan perkiraan angkanya cenderung sembarangan karena setiap individu yang menilai tidak mempunyai dasar yang sama yaitu tergantung dari pengalaman masing-masing pada masa lampau.
Analisis biaya manfaat dari alternatif desain SIM
- Analisis biaya manfaat dari alternatif desain suatu sistem informasi pada umumnya dilakukan atas dasar suatu kompromi.
- Kompromi yang dimaksud meliputi pilihan desain yang harus dilakukan dan ukuran dalam analisis biaya manfaat yang harus disampaikan pada pimpinan/manajemen untuk pembuatan keputusan.
Beberapa masalah yang berhubungan dengan pemilihan desain sistem informasi adalah :
- Waktu tanggapan
- Perincian tampilan
- Laporan tercetak di kertas atau di layar terminal
- Laporan terperinci atau ikhtisar/ringkasan
- Laporan yang memuat analisis mendalam untuk memperoleh perincian atau laporan teragregasi
- Mutu data