EVALUASI SIM

Adalah mendefinisikan  seberapa baik  SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi di masa  mendatang.

Evaluasi SIM dapat dilakukan oleh salah satu   dari :

  1. Tim Audit khusus,  yang dikumpulkan  untuk maksud  tersebut yang diambil diantara para eksekutif organisasi yang bersangkutan.
  2. Tim audit intern, yang mengerjakan unit operasional.
  3. Organisasi konsultasi di luar  organisasi.

Evaluasi  dapat dilakukan  pada serangkaian tingkat yang berbeda yaitu:

  1. Evaluasi  sistem informasi secara menyeluruh
  2. Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak
  3. Evaluasi aplikasi
Proses evaluasi bukan hanya menitikberatkan pada penentuan kelemahan dan keunggulan SIM saja, tetapi lebih dari itu adalah pada usaha-usaha perbaikan yang perlu dilakukan.
Tujuan evaluasi SIM  adalah :
  1. Menilai  kemampuan  teknis SIM
  2. Menilai pelaksanaan  operasional SIM
  3. Menilai pendayagunaan SIM
Evaluasi  fungsi SIM  adalah meliputi :
  1. Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak yang masih berlaku
  2. Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak baru atau pengganti
  3. Evaluasi aplikasi SIM
  4. Penghitungan manfaat secara kuantitatif dari aplikasi  SIM
  5. Analisis biaya manfaat  dari alternatif desain SIM
1. Evaluasi perangkat keras/perangkat lunak  yang masih berlaku :
Tujuannya adalah menentukan hal-hal berikut  :
  • Apakah ada sumber daya baru  yang diperlukan
  • Apakah ada sumber daya perangkat keras/perangkat lunak baru yang harus diganti
  • Apakah pengaturan kembali  akan memperbaiki daya guna
  • Apakah tambahan sumber daya akan memperbaiki ketepatgunaan sistem

Contoh tindakan yang merupakan  hasil evaluasi ini adalah :

  • Penambahan sumber daya baru
  • Penggantian saluran data berkecepatan rendah menjadi berkecepatan tinggi
  • Penambahan kapasitas memori  utama
  • Peniadaan suatu saluran data yang tidak terpakai
  • Penambahan pada unit  memori
  • Perubahan dalam  organisasi memori
  • Perubahan dalam perangkat  lunak  manajemen  data
  • Perubahan “spooling” perangkat lunak
Metoda dan sarana yang dapat digunakan :
  • Monitor perangkat keras : merupakan  peralatan monitor yang dipasang pada perangkat keras untuk mengukur kehadiran atau ketiadaan denyutan listrik.
  • Monitor perangkat lunak : merupakan  suatu program komputer untuk mengukur  hasil kerja tiap  program aplikasi dalam lingkungan pengoperasian sistem.
  • Sistem log dan  observasi : adalah suatu sistem yang dapat  mengindikasi adanya ketidakefisienan operator, atau kegagalan mesin. Sistem log merupakan suatu sistem yang dapat  dipakai untuk mengembangkan  suatu penjadwalan kerja yang efisien.
  • Analisis penjadwalan : Diperlukan terutama untuk penjadwalan kerja secara efisien berdasarkan  sumber daya  yang diperlukan untuk  setiap pekerjaan, kendala waktu, permintaan masukan/ keluaran  dan adanya  suatu  prioritas terhadap pekerjaan tertentu.

2. Evaluasi perangkat keras/perangkat lunak baru atau pengganti

Pendekatan yang umum dapat dilakukan  pada evaluasi ini terdiri atas langkah-langkah seperti :

  • Studi kelayakan

Merupakan suatu studi yang dilaksanakan untuk penyelidikan  sistem yang ada, menilai  kebutuhan  sistem perangkat keras/lunak baru atau pengganti, menilai  biaya  efektivitas  sistem  yang diusulkan dan menilai  dampak  sistem  yang diusulkan pada organisasi.

  • Penyiapan spesifikasi dan penawaran

Merupakan suatu daftar  kebutuhan  yang secara spesifik merumuskan apa yang harus  dikerjakan oleh  sistem perangkat keras/lunak. Sedangkan penawaran adalah diperlukan karena lazimnya  beberapa pensuplai  akan menyampaikan  penawaran-penawaran yang perlu  dipertimbangkan  secara kuantitatif, kualitatif dan subyektif.

3. Evaluasi  Aplikasi Sistem Informasi

Suatu  aplikasi sistem informasi dapat dievaluasi menurut beberapa ukuran, yaitu :

  • Kelayakan teknis (Technical Feasilibility)
Evaluasi kelayakan teknis  menilai apakah  aplikasi sistem  informasi dapat dikerjakan  dengan teknologi  yang tersedia pada organisasi atau perlu  pengadaan baru. Dan jika perlu pengadaan baru  apakah  dapat diperoleh  dengan mudah dan cepat.
  • Kelayakan operasional (Operational Feasibility)
Evaluasi  kelayakan operasional menilai apakah  aplikasi sistem informasi dapat dikerjakan dan berhasil dan apakah sistem sedang  atau telah dipakai.
  • Kelayakan ekonomis (Economic Feasibility)
Evaluasi kelayakan  ekonomis menilai  apakah manfaat aplikasi  sistem informasi melebihi biaya-biaya  yang harus  dikeluarkan  dan apakah sistem  mampu  memberikan  penambahan manfaat.
  • Kelayakan hukum (Law Feasibility)
Evaluasi  kelayakan hukum menilai apakah  aplikasi sistem informasi layak  dioperasikan tanpa bertentangan dengan batasan hukum yang berlaku. Hal ini penting karena adakalanya  suatu sistem informasi memerlukan  beberapa komponen yang untuk pengadaannya memerlukan pertimbangan hukum terlebih dahulu atau bahkan bertentangan dengan  hukum sehingga teknologi tersebut tidak dapat  diterapkan atau perlu diganti.
  • Kelayakan jadwal (Schedule Feasibility)
Evaluasi kelayakan jadwal  menilai apakah  aplikasi sistem informasi dapat dioperasikan dalam batasan waktu tertentu yang ditetapkan.
Penghitungan  Manfaat Aplikasi SIM secara Kuantitatif
Nilai  suatu aplikasi SIM dapat bersifat :
  1. Ekonomis
  2. Non Ekonomis

Manfaat Ekonomis adalah  manfaat yang menyebabkan  perbaikan dalam penghasilan atau memperkecil  biaya.

Manfaat non ekonomis adalah  berhubungan dengan mutu hidup manusia. Manfaat  non ekonomis  cenderung lebih sulit  untuk diukur karena  sangat sulit  untuk  memperkirakan  seberapa  besar angka manfaat  yang berhasil  diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi.

Dua pendekatan metoda yang dapat  membantu penghitungan  ini yaitu :

  1. Metoda perkiraan  langsung atas nilai  aplikasi   oleh pihak-pihak yang paham tentang SIM
  2. Metoda biaya kurang/lebih  dari angka tertentu  yang ditetapkan sebelumnya.

Dalam kenyataannya, metoda  biaya kurang  dari/lebih dari angka tertentu  yang ditetapkan  mampu memberikan hasil  yang lebih  baik  daripada metoda pertama. Hal ini  dikarenakan perkiraan angkanya cenderung sembarangan karena setiap individu yang menilai  tidak mempunyai  dasar yang  sama yaitu  tergantung dari pengalaman masing-masing pada masa lampau.

Analisis biaya manfaat dari alternatif desain SIM

  • Analisis biaya manfaat dari alternatif desain suatu sistem informasi pada umumnya  dilakukan  atas dasar suatu kompromi.
  • Kompromi yang dimaksud  meliputi  pilihan desain yang harus dilakukan dan ukuran  dalam analisis biaya manfaat yang harus  disampaikan pada pimpinan/manajemen untuk pembuatan keputusan.

Beberapa masalah yang berhubungan dengan pemilihan desain sistem informasi adalah :

  • Waktu tanggapan
Waktu tanggapan adalah waktu yang diperlukan bagi sistem informasi untuk menanggapi  kebutuhan-kebutuhan  informasi bagi para pemakai. Kebutuhan-kebutuhan tersebut adalah meliputi kebutuhan  pengolahan transaksi, peremajaan  basis data, dan pencarian dan penampilan kembali suatu data  yang diperlukan.
  • Perincian tampilan
Kompromi dalam perincian tampilan meliputi  penyajian  berupa :
  1. Laporan tercetak  di kertas atau di layar  terminal
  2. Laporan terperinci atau ikhtisar/ringkasan
  3. Laporan yang memuat analisis mendalam  untuk memperoleh perincian atau laporan teragregasi
  • Mutu data
Pada umumnya  pemakai  akan lebih  mementingkan mutu data yang disajikan  daripada kuantitasnya. Hal ini sebenarnya cenderung  merupakan kompromi saja.